Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2025 году

20 сентября 2025 2025-09-20 6 Время чтения 15 минут Прочитать позже

Отправим материал на почту

Согласен на обработку персональных данных. политика конфиденциальности

Ведение учета и списания горюче-смазочных материалов – важный аспект работы любой организации, использующей транспорт или спецтехнику. Ошибки в документации могут привести к штрафам, неверным расчетам себестоимости и проблемам с налоговыми органами.

В 2025 году требования к оформлению документов остаются строгими, а внимание к деталям особенно важно. Акты на списание помогают контролировать расход топлива, учитывать излишки и недостачи, а также обеспечивают прозрачность перед контролирующими органами. В статье разберем, что такое ГСМ, зачем нужен акт на их списание, правила составления документа и обязательные реквизиты.

Понятие ГСМ

Данная аббревиатура – это сокращение от «горюче-смазочные материалы», которые применяются для работы двигателей внутреннего сгорания и различных механических узлов техники. Сюда входят бензин, дизельное топливо, моторные и трансмиссионные масла, смазочные вещества, охлаждающие жидкости и другие специализированные составы.

ГСМ характеризуются физико-химическими свойствами, влияющими на эффективность работы техники, такими как вязкость, октановое число, температура воспламенения и стойкость к термическому разрушению. Выбор конкретного вида материала зависит от типа двигателя, условий эксплуатации и требований производителя техники.

Помимо двигателей, горюче-смазочные материалы применяются для смазки узлов трансмиссии, гидравлических систем, редукторов и подшипников, где обеспечивают снижение трения, защиту от износа и коррозии. Каждый вид топлива и смазки имеет свои нормы расхода и условия хранения, и это требует системного подхода к их использованию.

Зачем нужен акт на списание ГСМ

Прежде всего – как ключевой документ бухгалтерского и производственного учета, фиксирующий фактический расход материалов на конкретные цели предприятия. Он позволяет официально списывать бензин, дизельное топливо, масла и смазки с баланса.

Документ выполняет несколько важных функций:

1. Он связывает расход ГСМ с конкретными путевыми листами или производственными заданиями, что дает возможность контролировать реальное потребление смазочных материалов и определять отклонения от нормативов.
2. Акт служит основанием для внутреннего и внешнего аудита, позволяя проверяющим видеть, куда и в каком объеме использовались ресурсы.
3. Он помогает предотвращать нецелевое использование топлива, кражи или переписывание показаний, снижая финансовые и налоговые риски предприятия.

Кроме того, акт списания масла для триммера образец облегчает планирование закупок и анализ экономической эффективности автотранспорта или спецтехники. С его помощью можно определить, какие виды транспорта расходуют больше топлива, где есть перерасход, а также модернизировать маршруты и режимы эксплуатации техники. В целом, документ обеспечивает управленческую аналитику, что делает расход ГСМ прозрачным и поддающимся системному контролю.

Правила составления акта на списание ГСМ

Правильное составление акта – залог корректного учета. В 2025 году основные правила остались прежними, но стоит обратить внимание на электронный документооборот. Акт можно оформить как в бумажной, так и в электронной форме, если используется система учета ГСМ.

Рассмотрим акт списания бензина на газонокосилку (образец):

1. Документ должен составляться на основании путевых листов за определенный период (день/смену/рейс).
2. В акте указывается вид топлива, его количество, период использования и транспортное средство.
3. Суммарный расход топлива фиксируется по каждому водителю и по каждому транспортному средству.
4. Если используются разные виды топлива или смазочных материалов, их следует разделять в отдельные графы акта.
5. Подписывается акт ответственными лицами – водителем, механиком и главным бухгалтером.

Также важно учитывать корректировку расхода в случаях, когда фактический пробег отличается от запланированного, или при возникновении аварийных ситуаций. В таких случаях в акте делается отдельная пометка с объяснением причин перерасхода или недостачи топлива.

Некоторые компании внедряют систему «двойного контроля», когда каждый акт проверяется как бухгалтером, так и специалистом по ТС или транспортной логистике, что снижает риск ошибок и злоупотреблений.

Образец акта о списании ГСМ

Типовой образец акта включает следующие элементы:

• Название организации и дату составления акта.
• Основание составления (например, путевые листы №1–15 за период с 01.01.2025 по 05.01.2025).
• Перечень транспортных средств с указанием номера, водителя и вида топлива.
• Исходный запас ГСМ на складе и фактический расход.
• Фамилии и должности лиц, ответственных за выполнение и подтверждение документа.

В электронном виде акт может формироваться автоматически на базе данных путевых листов и системы учета. Это упрощает работу бухгалтерии и минимизирует ошибки при ручном подсчете.

Современные системы позволяют дополнительно вести мониторинг за остатками топлива на складе, фиксировать заправки на АЗС, формировать отчеты по каждому подразделению и визуализировать статистику расхода. Благодаря этому руководитель получает полную картину использования ресурсов и может корректировать закупки или маршруты.

Как рассчитать норму расхода на ГСМ

Показатель рассчитывается с учетом типа транспортного средства, его двигателя, условий эксплуатации и пробега. Для легковых автомобилей и служебного транспорта обычно используют нормативы в литрах на 100 километров, для грузовой техники – в литрах на тонну груза или на 100 км пробега, а для сельскохозяйственных машин – в литрах на гектар обработанной площади.

Чтобы рассчитать норму расхода, берутся следующие параметры:

• рабочий объем двигателя;
• его мощность;
• нагрузка на ТС;
• тип топлива;
• режим эксплуатации (город, трасса, холостой ход).

Формула расчета на нормы списания ГСМ на мотокосы и триммеры выглядит так:

Норма расхода = (Фактический расход топлива за период / Пробег или выполненный объем работы) × 100

Например, если трактор проехал 150 км и потратил 45 литров дизельного топлива, его расход на 100 км составит: 45 / 150 × 100 = 30 л/100 км.

Кроме того, для точного расчета нормы часто используют данные производителя техники и внутренние нормативные документы предприятия, учитывающие сезонность, климатические условия и особенности эксплуатации. Это позволяет формировать реалистичные нормы, предотвращающие перерасход топлива.

На заметку!

На практике предприятия опираются на нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом РФ (приказ № АМ-23-р от 14.03.2008 с изменениями), а также на собственные внутренние регламенты. Для легковых машин нормы рассчитываются в литрах на 100 км пробега, для грузовиков – в литрах на тонну груза или на 100 км, для сельхозтехники – в литрах на гектар. Садовая и малая техника (мотокосы, триммеры и газонокосилки) учитывается в литрах на моточас. Такой порядок обеспечивает корректное оформление актов списания и защищает организацию при проверках.

Обязательные реквизиты акта о списании ГСМ

Чтобы акт имел юридическую силу и мог быть использован в бухгалтерском и налоговом учете, он должен содержать следующие реквизиты:

• Название организации и структурного подразделения.
• Дату составления документа.
• Основание для списания (номер и даты путевых листов).
• Наименование и количество списываемых ГСМ.
• Перечень машин и ответственных водителей.
• Подписи ответственных лиц: механика, водителя, главного бухгалтера.
• Печать организации (если используется бумажная форма).

Кроме того, желательно указать подразделение склада, дату и время списания, а также номер документа в журнале учета. Это упрощает поиск акта при проверках и ускоряет сверку с бухгалтерскими записями.

Отсутствие хотя бы одного реквизита может повлечь отказ налоговой инспекции в признании расхода топлива и спровоцировать дополнительные проверки. Поэтому важно тщательно проверять каждую строчку акта перед его подписанием и передачей в бухгалтерию.

Внедрение единого шаблона акта на предприятии повышает дисциплину водителей и работников склада, сокращает количество ошибок и ускоряет документооборот.

Видеоописание

В видео показан процесс расчета нормы списания ГСМ:

Коротко о главном

Грамотное оформление учета ГСМ по путевым листам позволяет связать фактический расход топлива с реальными рейсами и задачами техники. Это дает предприятию не только прозрачность перед проверяющими, но и точные данные для планирования закупок, анализа эффективности автопарка и выявления скрытых затрат.

Источник